NFCe No SPED EFD: Como Fazer Corretamente

Hoje, a NFCe, sigla para Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, é a principal documentação fiscal para as transações do varejo no Brasil. Junto com o SPED EFD (Escrituração Fiscal Digital), a NFCe vai simplificar e modernizar a gestão fiscal para empresas, seja lá o porte.

A seguir, você encontra um guia completo e atualizado para 2024, que aborda a entrega correta da NFCe no SPED EFD, e também inclui: 

• benefícios
• obrigações
• o documento no SPED EFD-ICMS/IPI
• estrutura e preenchimento dos registros C100, C190 e C175;
• prazos de entrega nos estados;
• integração da NFCe com outros sistemas.

Vamos começar? 

O que é NFCe?

A NFCe é um documento fiscal eletrônico emitido e armazenado digitalmente. Ele substitui as antigas notas fiscais de venda ao consumidor e também os cupons fiscais emitidos por ECFs. 

A NFCe oferece vários benefícios para as empresas e consumidores, como a eliminação da necessidade de impressão de papéis, agilidade para o envio do documento, segurança digital para garantir a integridade e controle das vendas e estoque — facilitando, inclusive, a gestão do negócio. 

O que é SPED EFD?

O SPED EFD, ou Escrituração Fiscal Digital, é um sistema unificador e digitalizado para a entrega de obrigações fiscais. Ele é constituído de várias escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse estadual e federal. 

Dentre as obrigações, existem:

• SPED EFD ICMS/IPI;
• SPED EFD-Contribuições; e
• SPED EFD-Reinf.

O SPED digital é o substituto das tradicionais declarações em em papel. Inclusive, é possível reduzir a carga tributária e a burocracia. Isso quer dizer diminuição de tempo para o preenchimento e entrega e também o custo com obrigações acessórias.

Além disso, garante a segurança e a confiabilidade das informações fiscais, combatendo a sonegação e a evasão fiscal.

Assim, a gestão fiscal é facilitada para a sua empresa, otimizando o controle, auditoria e até a análise de dados.

NFCe no SPED EFD-ICMS/IPI:

É preciso saber que os varejistas emitentes da NFCe modelo 65 devem ser escriturados nos registros C100 e C190 do SPED EFD-ICMS/IPI. Lembrando: o preenchimento dos campos deve ser feito com muita atenção, observando também as regras específicas do layout.

Registro C100

Informa os dados gerais da NFCe com mais simplicidade, comparado pelo lançamento do ECF (Emissor Cupom Fiscal), onde ocorriam os registros C400 a C495.

Para o C100, os dados necessários são:

• Chave de acesso;
• Data e hora da emissão;
• Valor total da nota;
• Código da CFOP;
• Situação da nota.

Registro C190

Esse registro detalha os valores da alíquota de ICMS, IPI, CFOP e outros impostos incidentes na operação.

É importante saber que a soma dos valores deste campo deve corresponder ao valor total do documento informado no registro C100, o qual falamos anteriormente.

No caso de divergência entre os valores, uma “Advertência” será emitida pelo PVA-EFD-ICMS/IPI, mas mesmo assim isso não impedirá a transmissão do arquivo ao fisco.

Prazos de entrega e retificação

Os prazos de entrega do SPED EFD-ICMS/IPI variam de acordo com cada estado. Em São Paulo e Rio de Janeiro, por exemplo, vence no dia 20 do mês subsequente. Já para Minas Gerais, o vencimento acontece no dia 25 do mês subsequente. Para saber o mês do seu estado, consulte o site da SEFAZ do seu estado para verificar. 

Quando o assunto é a retificação da entrega, é possível realizá-la utilizando o layout vigente no período de apuração. Ou seja, para garantir a validade da retificação, utilize a versão atualizada do PVA (Programa Validador e Assinador) na data da transmissão.

Evite erros

Antes da transmissão, valide o arquivo através do PVA. Isso vai ajudar a identificar possíveis erros e inconsistências nos dados. Por falar em dados, mantenha-os atualizados no sistema emissor da nota fiscal. 

Além disso, antes de transmitir o SPED EFD, é bom verificar o status correto de todas as notas, como autorizada ou cancelada. Garanta também que elas estejam vinculadas à chave de acesso correspondente.

NFCe no SPED EFD-Contribuições

O SPED EFD-Contribuições reúne informações relacionadas às contribuições federais (PIS/Pasep e Cofins). Para a escrituração da NFCe, são utilizados os registros C100 e C175.

Registro C100

Semelhante ao SPED EFD-ICMS/IPI, o registro C100 no SPED EFD-Contribuições informa os dados gerais da NFCe.

Registro C175 (Registro Analítico da NFCe)

Diferente da NFe modelo 55, responsável por registrar cada item individualmente no C170, a NFCe utiliza o registro C175 para consolidar todos os itens do documento que possuem o mesmo Código de Situação da Tributação (CST) e alíquota de PIS/Pasep e Cofins.

E tem mais, não devem ser informados dois ou mais registros com a mesma combinação de valores dos seguintes campos: CFOP, CST (PIS/Pasep e Cofins) e alíquotas (PIS/Pasep e Cofins).

Para os campos 08 e 14, deve-se informar a base de cálculo em quantidade. Ou seja, aquela utilizada para o cálculo do PIS/Pasep e da Cofins em situações específicas, como vendas de combustíveis e bebidas frias.

Além disso, o preenchimento do campo 08 dispensa o campo 06, referente à base de cálculo em valor, para o item informado.

O valor deste campo será recuperado no Bloco M, para a demonstração das bases de cálculo do PIS/Pasep (M210, Campo “QUANT_BC_PIS”) e das bases de cálculo da Cofins (M610, Campo “QUANT_BC_COFINS”) no caso de item correspondente a fato gerador da contribuição social.

Prazo de entrega

O SPED EFD-Contribuições deve ser transmitido mensalmente até o 10º dia útil do 2º mês subsequente ao mês de referência da escrituração — inclusive nos casos de extinção, incorporação, fusão e cisão total ou parcial.

Dicas para a declaração

Existem algumas boas práticas para fazer uma declaração de maneira correta. Quando há o espaço de cliente em branco na NFCe, o registro C100 será gerado sem o contribuinte e não haverá registro 0150 para esse cliente. Inclusive, essa é a abordagem correta para evitar inconsistências na validação do arquivo.

Outra dica é que a NFCe não utiliza o registro C170, como ocorre com a NFe. Para o registro dos itens com destaque de PIS e Cofins, utiliza-se o C175 no SPED EFD-Contribuições.

Conclusão

Por fim, entenda: a entrega correta da NFCe no SPED EFD é fundamental para a conformidade fiscal da sua empresa. O guia que você acabou de ler esclarece as principais dúvidas sobre o processo e aborda os registros utilizados, assim como os prazos de entrega e dicas para evitar erros.

Além de todas as informações apresentadas, deve-se levar em consideração a consulta ao portal da SEFAZ do seu estado para obter atualizações sobre o layout correto do SPED EFD e demais normas relacionadas à emissão de NFCe.

Para empresas que necessitam de auxílio na escrituração do SPED EFD e na integração com o sistema emissor da NFCe, existem softwares e serviços especializados que podem agilizar e garantir a precisão do processo, como o ERP da Qive!

Clique aqui para conhecer melhor a solução que vai otimizar toda a gestão fiscal do seu negócio.